Hinweisgeberrichtlinie

Zur Umsetzung des Gesetzesdekrets Nr. 24 vom 10. März 2023 über Hinweisgeberschutz hat sich Gipys mit einem „Verfahren für den Umgang mit Meldungen“ ausgestattet, das den Inhalt des Dekrets und die vom Unternehmen in der Richtlinie zum Umgang mit Meldungen festgelegten Grundsätze enthält.

Der Hinweisgeberbericht kann von einer natürlichen Person, auch „Hinweisgeber“ genannt, an Gipys gesendet werden, die in unterschiedlicher Funktion ein Beschäftigungs-, Kooperations- oder allgemeiner ein Vertragsverhältnis mit Gipys hat oder hatte.

Ein Hinweisgeberbericht ist jede Mitteilung, die Gipys erhält und die Folgendes betrifft:

-Verstöße gegen den von Gipys verabschiedeten Ethikkodex

-Verstöße gegen Gesetz 231/01

-Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften (nationale oder EU-Vorschriften)

-Verstöße gegen die Bestimmungen der Behörden

-Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien

-Menschenrechtsverletzungen, einschließlich jeglicher Form von Diskriminierung, Belästigung oder Missbrauch.

-Verhaltensweisen, die Roma Schaden zufügen oder sie benachteiligen.

Dem Reporter wird ein dem gewählten Kanal angemessenes Höchstmaß an Sicherheit garantiert.

Das Meldesystem stellt sicher, dass Nachrichten und deren Anhänge nur von der zum Empfang berechtigten Person gelesen werden können.

Der Zugriff auf die Berichte ist ausschließlich durch Eingabe eines eindeutigen Identifikationscodes gestattet, der nach der Registrierung des Berichts auf der Plattform ausgegeben wird und es dem Berichterstatter ermöglicht, mit Gipys srl in einen „Dialog“ zu treten und dabei die vollständige Anonymität zu wahren.

Die Plattform erlaubt keine digitale Verfolgung des Hinweisgebers.

Folgende Sachverhalte werden nicht als Meldungen behandelt, unabhängig davon, welche Kennzeichnung die meldende Partei der übermittelten Mitteilung gibt, zum Beispiel:

-Beschwerden und Ansprüche, die auf kommerzielle Aktivitäten zurückzuführen sind;

- Beschwerden, Streitigkeiten, Ansprüche oder Anfragen, die sich auf ein persönliches Interesse des Hinweisgebers beziehen und ausschließlich dessen individuelles Beschäftigungsverhältnis betreffen (z. B. Arbeitskonflikte, zwischenmenschliche Konflikte zwischen dem Hinweisgeber und einem anderen Arbeitnehmer oder einer hierarchisch höhergestellten Person);

- Mitteilungen über Umstände/Fakten, die bereits bekannt und besprochen wurden und die Gegenstand von Streitigkeiten (gerichtlicher, außergerichtlicher oder verwaltungsrechtlicher Art) sind, die zwischen Gipys srl und Mitarbeitern oder Dritten anhängig sind und von der Rechtsabteilung und/oder anderen zuständigen Unternehmensfunktionen überwacht werden, außer in Fällen, in denen wesentliche neue Elemente vorgelegt und ausreichend begründet werden;

- Nachrichten, die in den Medien veröffentlicht werden, und öffentliche Mitteilungen von Organisationen außerhalb des Unternehmens, offensichtlich unbegründete Nachrichten sowie Informationen, die ausschließlich auf der Grundlage unzuverlässiger Gerüchte oder Hörensagen erlangt wurden.

Um den Empfang von Meldungen zu erleichtern und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers zu gewährleisten, hat Gipys srl die folgenden Meldekanäle eingerichtet:

Datenschutz

Gipys srl verwaltet Berichte und die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und den Bestimmungen der Datenschutzgesetzgebung.

Die Stellen, die berechtigt sind, Meldungen entgegenzunehmen und personenbezogene Daten im Rahmen dieser Meldungen zu verarbeiten, werden gemäß Artikel 29 der DSGVO und Artikel 2-quaterdecies des geltenden Datenschutzgesetzes zu diesem Zweck geschult.

Die Übermittlung von Informationen, die für die Untersuchung und Bearbeitung des Berichts nützlich sind, ist – im unbedingt notwendigen Rahmen – zulässig, insbesondere:

-nur in Fällen, in denen die Kenntnis der Informationen unerlässlich ist, um die gemeldeten Fakten zu verstehen und/oder die damit verbundenen Ermittlungstätigkeiten durchzuführen;

-zu Berichtszwecken gemäß den internen Vorschriften.

Gipys srl wendet spezifische technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen an, um die ordnungsgemäße Speicherung der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.